02. Juli 2024 - 7 Min. Lesezeit
Was Sie bei der Verarbeitung von Mitgliederdaten beachten sollten und wie intraOnline Sie unterstützt.
Personenbezogene Daten erfordern besondere Sorgfalt. intraOnline hilft Ihnen dabei, Verantwortlichkeiten zu klären, Berechtigungen sauber zu steuern und Nachweise für Audits griffbereit zu halten.
Mit Rollen und Gruppen legen Sie exakt fest, wer welche Daten einsehen oder bearbeiten darf. Jede relevante Aktion wird protokolliert, sodass Sie im Bedarfsfall jederzeit nachvollziehen können, was passiert ist.
Individuelle Einwilligungen, Nutzungsordnungen oder Einverständniserklärungen können Sie direkt in intraOnline ablegen.
Regelmäßige Schulungen halten das Bewusstsein für Datenschutz hoch. Mit einem klaren Fahrplan stellen Sie sicher, dass alle Verantwortlichen ihre Aufgaben kennen.
Aufgabe
Intervall
Verantwortung
Check der Benutzerrechte
Vierteljährlich
Vorstand IT
Datenschutz-Schulung
Bei Eintritt
Mitgliederbetreuung
Prüfung der Dokumentationspflichten
Jährlich
Datenschutzbeauftragte Person
Best Practices auf einen Blick
Zugriff nur für berechtigte Personen, MFA für kritische Rollen, regelmäßige Passwortwechsel sowie dokumentierte Prozesse sichern Ihre Arbeit zusätzlich ab.
Schaffen Sie eine Kultur der Achtsamkeit. Erinnern Sie Ihr Team regelmäßig daran, sorgsam mit Daten umzugehen und bei Unsicherheiten Rücksprache zu halten. Überlegen Sie, wie Sie Datenschutz in Ihren Alltag integrieren können – sei es durch Checklisten, kurze Meetings oder digitale Hilfsmittel. Überlegen Sie auch, welche Daten Sie wirklich benötigen und ob es Alternativen zur Speicherung gibt.